Dengan adanya sistem HRD yang baik diharapkan perusahaan mampu mencapai visi misinya bersama karyawan. Untuk itulah pengelolaan karyawan yang baik mampu memberikan kontribusi yang tidak sedikit akan hal itu.

Sistem HRD yang baik idealnya mementingkan kedua belah pihak baik perusahaan maupun karyawan. Selain menciptakan lingkungan kerja yang baik oleh perusahaan, karyawan juga perlu memberikan feedback yang signifikan terhadap fasilitas yang mereka peroleh.

Melalui sistem HRD yang baik diharapkan pengelolaan karyawan menjadi lebih memberikan kontribusi terhadap peningkatan profit bagi perusahaan. Bagaimanapun juga karyawan memberikan peran yang besar dalam hal ini.

Dalam rangka meningkatkan kinerja dan produktivitas karyawan tentu saja dibutuhkan adanya sistem HRD yang baik. Lalu seperti apakah kriteria sistem HRD yang baik itu? Mari kita lihat beberapa diantaranya berikut ini.

1. Fitur yang Sesuai Kebutuhan

Apapun bentuk aplikasi yang digunakan dalam mendukung sistem HRD, lebih baik disertai dengan fitur yang sesuai kebutuhan. Bagaimanapun juga fitur yang sesuai kebutuhan akan lebih mampu mengoptimalkan kinerja karyawan.

Hal tersebut lebih baik dilakukan daripada menggunakan fitur yang lengkap tetapi tidak terpakai di sistem HRD. Tentunya tidak hanya akan membuang biaya operasional dan menambah pengeluaran tidak perlu nantinya.

Fitur yang sesuai kebutuhan pada sistem HRD akan lebih bermanfaat dalam mendukung operasional perusahaan. Tidak hanya memberikan kemudahan untuk HRD dalam mengelola karyawan, tetapi juga mendukung produktivitas karyawan.

Itulah mengapa pemilihan fitur saat menentukan sistem HRD sangatlah penting. Produktivitas yang tinggi dari karyawan tentunya membutuhkan dukungan yang baik dari perusahaan. Begitu juga sebaliknya, perusahaan membutuhkan hasil yang signifikan atas kinerja karyawannya.

2. Kemudahan Penggunaan Sistem

Sistem HRD yang rumit akan membuat pekerjaan menjadi lambat dan semakin tidak terkendali ketika mendekati tenggat waktu. Itulah mengapa sistem HRD yang mudah penerapannya sangat dibutuhkan dalam mengelola karyawan.

Terlebih lagi, tidak dapat dipungkiri bahwa keragaman sumber daya pada suatu organisasi pasti ditemukan adanya. Melihat kenyataan tersebut, sebaiknya sistem HRD dibuat dengan memperhatikan kemampuan sumber daya manusia yang ada.

Mengapa demikian? Bayangkan saja jika dalam satu divisi terdapat para generasi millennial worker dan juga baby boomer. Generasi millenial mungkin akan menganggap suatu perubahan pada penerapan sistem HRD sebagai tantangan tersendiri yang menjawab keingintahuan mereka.

Akan berbeda halnya dengan para baby boomer yang sudah terlebih dahulu menggeluti pekerjaan mereka. Perubahan mungkin dianggap sebagai hal yang terdengar sederhana namun rumit untuk dijalankan. Mereka akan membutuhkan waktu dan perhatian yang lebih lambat dalam menerima pembaruan sistem HRD dibandingkan dengan para milenial.

3. Kemudahan Akses

Tak dapat dipungkiri bahwa intensitas pekerjaan menuntut karyawan untuk selalu aktif di manapun dan kapanpun mereka berada. Dengan mobilitas yang super aktif dan padat tersebut, sistem HRD sebaiknya disesuaikan kemudahan aksesnya.

Tidak hanya bagi karyawan yang bekerja di kantor, namun bagi mereka yang bertugas work from home (WFH) maupun bekerja dengan sistem remote di daerah lain akan lebih mudah mengaksesnya. Mereka tentunya tidak ingin terlambat mendapatkan info terkini dari perusahaan bukan?

Mudahnya akses sistem HRD dengan berbasis software HRIS pada umumnya dapat dilakukan dengan mudah. Karyawan bisa saja dengan mudah mengakses sistem tersebut baik melalui smartphone, laptop, maupun notepad di manapun mereka berada.

Kemudahan akses sistem HRD tentunya akan memberikan dampak yang signifikan terhadap peningkatan kinerja karyawan. Mereka tetap dapat mengikuti perkembangan perusahaan termutakhir tanpa meninggalkan berbagai pelatihan maupun project yang mereka kerjakan.

4. Ketepatan Penempatan SDM

Penempatan sumber daya manusia (SDM) yang tepat menjadi salah satu faktor meningkatnya produktivitas karyawan dalam dunia kerja. Itulah mengapa, HRD selalu dituntut agar mampu menempatkan karyawan sesuai dengan bakat dan minat mereka.

Perencanaan dalam menempatkan sumber daya manusia sesuai sasaran menjadikan tantangan tersendiri bagi HRD dalam sistem HRD yang mereka kelola. Dalam hal ini, sistem HRD akan mulai mengawal pemilihan talent terbaik sejak proses perekrutan dari awal.

Proses perekrutan dengan sistem HRD biasanya terbilang lebih sederhana dengan memilih talent yang sesuai dengan kebutuhan karyawan. Perusahaan akan memberikan ruang yang cukup bagi mereka agar lebih mampu berkembang lagi.

Kedepannya, diharapkan para calon karyawan yang terpilih melalui proses rekrutmen sistem HRD akan menjadi talent yang lebih mampu bersaing dan bertahan di dunia kerja dalam waktu yang lama.

Lain halnya dengan karyawan existing yang telah bekerjasama selama ini. Pengelolaan karyawan terhadap mereka dengan dukungan pelatihan bisa saja digunakan untuk membantu meningkatkan motivasi kerja mereka untuk lebih berinovasi dalam berkarya.

Mutasi karyawan dalam penerapan sistem HRD juga harus disertai dengan pelatihan yang cukup sebagai bekal bagi karyawan. Dengan demikian, karyawan akan merasakan kepercayaan diri yang lebih sehingga akan memberikan dampak yang signifikan terhadap meningkatnya keuntungan perusahaan.

5. Komunikasi

Dalam hal apapun, komunikasi selalu menjadi permasalahan yang sulit dipecahkan jika terjadi kesalahpahaman. Untuk itulah mengapa dalam sistem HRD dibutuhkan transparansi dalam penginputan dan proses pengolahan datanya.

Kaitannya dengan kinerja, komunikasi yang baik dan tepat sasaran menjadi poin yang penting dalam penyelesaian kompleksitas HRD yang rumit. Dengan adanya sistem HRD yang terintegrasi dengan transparansi kinerja karyawan, diharapkan akan memudahkan komunikasi antara perusahaan dengan karyawan.

Komunikasi yang buruk tentunya kan mempengaruhi kinerja, performa, dan produktivitas karyawan. HRD perlu menambahkan pelatihan khusus mengenai komunikasi secara periodik sehingga memberikan kepekaan baik bagi karyawan maupun perusahaan.

Bagaimanapun juga, komunikasi yang baik merupakan kunci dalam menyelesaikan masalah. Hal tersebut juga berlaku dalam penerapan kinerja sistem HRD yang terjadi di lapangan.

Dengan adanya data yang akurat dari hasil evaluasi yang diproses pada sistem HRD, diharapkan mampu memberikan komunikasi yang mudah antara perusahaan dan karyawan. Penilaian yang adil dan transparan pada sistem HRD seharusnya mampu memberikan titik terang rumitnya komunikasi yang terkadang menyita waktu dalam penyelesaiannya.

6. Pemilihan Vendor

Memilih vendor sistem HRD bisa dikatakan susah susah gampang. Hal tersebut dikarenakan terdapat berbagai macam vendor yang menawarkan sistem HRD yang bisa dibilang hampir sama.

Pemilihan vendor dengan menggunakan reputasi dari perusahaan vendor bisa menjadi salah satu alternatifnya. Apakah vendor selalu siap dalam menerima keluhan? Ataukah vendor slow respon dalam menghadapi keluhan yang disampaikan?

Hal-hal mendasar tersebut perlu diperhatikan karena ke depannya belum tentu sistem HRD yang telah dipilih selalu berjalan mulus. Perlu dilakukan survey mendalam terkait vendor melalui testimoni baik secara langsung maupun tidak langsung.

Menanyakan kelebihan dan kekurangan vendor terhadap pengguna lain juga diperlukan. Hal tersebut dapat dijadikan antisipasi apabila suatu ketika sistem HRD yang digunakan bermasalah dalam pelaksanaannya.

7. Optimalisasi Pengembangan SDM

Pengembangan sumber daya manusia selalu menjadi prioritas yang tidak boleh ditinggalkan di perusahaan manapun. Dalam penerapan sistem HRD, pengembangan sumber daya manusia seharusnya diimbangi dengan ketersediaan sarana dan prasarana yang memadai.

Pemberian berbagai pelatihan bagi karyawan dalam sistem HRD diharapkan mampu meningkatkan kinerja, performa, dan produktivitas mereka. Pelatihan yang tepat perlu dilakukan agar sejalan dengan prinsip efektif dan efisien yang diharapkan perusahaan.

Sistem HRD sebaiknya memberikan pengawalan penuh terhadap pelatihan yang seharusnya diikuti karyawan tanpa melewatkan satu pelatihan pun. Jangan lupa untuk menyertakan umpan balik terhadap pelatihan yang telah karyawan dapatkan.

Pemberian evaluasi mengenai materi pelatihan juga penting mengingat bahwa perusahaan membutuhkan perubahan yang signifikan setelah mengikuti pelatihan. Sistem HRD sebaiknya memantau pelaksanaan evaluasi sehingga tidak jejak karyawan tetap terekam di dalamnya.

Dengan adanya optimalisasi pengembangan sumber daya manusia yang lebih terintegrasi pada sistem HRD diharapkan bagi karyawan dan perusahaan mampu memberikan feedback yang signifikan.

8. Dukungan Fasilitas

Kinerja karyawan sangatlah dipengaruhi oleh dukungan penuh terhadap fasilitas yang ada di perusahaan. Bagaimana tidak, karyawan yang produktif selalu membutuhkan hal yang lebih dari sekedar toolkit biasa dalam meningkatkan performanya.

Sistem HRD sebaiknya membantu karyawan dalam mendapatkan segala kemudahan fasilitas untuk mendukung kinerja mereka. Tanpa adanya dukungan fasilitas sarana dan prasarana yang baik, tentu akan sulit mencapai visi dan misi yang dituliskan perusahaan.

Dukungan fasilitas dalam sistem HRD sebaiknya tidak hanya berkaitan dengan kebutuhan fisik tetapi juga psikis. Mengingat terdapat perbedaan individu antara satu dengan yang lainnya, diharapkan dukungan fasilitas yang mendukung ketentraman psikis karyawan juga diperlukan.

Bagaimanapun juga, mengobati karyawan yang mengalami penurunan motivasi kerja akan membutuhkan perhatian yang lebih berat dibandingkan dengan karyawan yang kurang dukungan fasilitas fisik.

Ketersediaan ruang hiburan yang mendukung hobi para karyawan bisa jadi salah satu alternatif yang diterapkan dalam sistem HRD. Misalnya saja tersedianya fasilitas olahraga, ruang musik, senam bersama, maupun hobi lainnya.

Selain itu, adanya fasilitas ruang konsultasi psikolog di perusahaan juga perlu diterapkan dalam sistem HRD. Mengapa? Bukankah di dalam jiwa yang sehat terdapat jiwa yang kuat? Jiwa yang sehat dapat menguatkan mental karyawan dalam meningkatkan performa dan kinerja mereka.

9. Reorganisasi Secara Teratur

Selama masa kerja dalam waktu yang lama tentunya akan memberikan dampak yang serius bagi karyawan. Bosan dengan aktivitas yang sama bisa jadi salah satu penyebab menurunnya kinerja dan produktivitas karyawan.

Oleh karenanya, sistem HRD harus mampu memberikan pembaharuan tentang reorganisasi secara teratur. Akan lebih baik lagi jika dalam satu jabatan diberikan batas maksimum masa jabatannya.

Reorganisasi akan berdampak terhadap meningkatnya ilmu pengetahuan karyawan. Mereka tidak hanya menjadi seorang multi talent, melainkan karyawan yang mampu menyelesaikan masalah-masalah yang mungkin muncul dalam bekerja dengan tepat dan akurat.

Melalui pengalaman reorganisasi, karyawan akan mendapatkan pengalaman kerja yang selalu menarik untuk dihadapi. Mereka tidak akan mudah bosan dan puas dengan satu pekerjaan saja sehingga meningkatkan keingintahuan mereka akan ilmu baru yang mereka pelajari.

Nah, itulah beberapa hal penting yang dibutuhkan dalam menciptakan sistem HRD yang baik di perusahaan. Hal-hal di atas merupakan hal yang kerap ditemukan di perusahaan, namun bisa dibilang sulit penerapannya di lapangan tanpa konsistensi yang tercipta. Sudah siapkah Anda dalam menghadapi sistem HRD yang baik di atas?

(Adv)