Analisadaily.com - Sebelum melakukan perjalanan bisnis, kamu harus tahu apa tujuan perjalanan bisnis. Ikuti juga beberapa tips perjalanan bisnis berikut ini.

Seseorang melakukan perjalanan bisnis tentu karena adanya berbagai kepentingan. Namun, hal ini juga tidak terlepas dari pengawasan perusahaan tersebut. Namun, sebenarnya apa saja tujuan perjalanan bisnis tersebut dilakukan?

Sebelum mengupas lebih lanjut mengenai tujuan perjalanan bisnis, yuk kenali dulu apa itu perjalanan bisnis.

Agar perjalanan bisnis yang kamu lakukan lancar, sebaiknya manfaatkan teknologi saas untuk mempermudah berbagai pengelolaan bisnis. Jadi, perjalanan bisnis kamu tidak terganggu karena semua pengelolaan bisnis bisa dikerjakan dengan mudah dan praktis.

Mengenal Perjalanan Bisnis

Perjalanan bisnis adalah sebuah perjalanan yang dilakukan dari satu tempat kerja ke tempat lainnya dan ditentukan oleh perusahaan yang menyelenggarakannya.

Lantas, siapakah yang melakukan perjalanan bisnis? Umumnya, dilakukan oleh pimpinan atau karyawan yang mempunyai kaitan langsung dengan tugas tersebut dalam jangka waktu yang ditentukan.

Tak dapat dipungkiri, perjalanan bisnis sendiri memang seharusnya dipersiapkan sebaik mungkin oleh bidang administrasi kantor atau sekretaris yang merupakan sistem pimpinan perusahaan tersebut. Ini pun terhitung dari keberangkatan hingga kepulangannya.

Tujuan Perjalanan Bisnis

Setelah tahu mengenal perjalanan bisnis, berikut ini beberapa tujuan perjalanan bisnis yang mungkin salah satunya akan kamu lakukan.

• Mengikuti pertemuan bisnis untuk mengadakan penjajakan kerjasama peluang bisnis bersama perusahaan lain. Dalam hal ini, yang harus disiapkan yaitu materi kerjasama yang isinya ialah tujuan dan bentuk kerjasama serta mekanisme profit sharing (pembagian keuntungan).

• Mengikuti rapat kerja nasional atau seminar. Sebelumnya, kamu harus memahami dulu materi rapat seminar dengan cermat. Biasanya ini sudah ditentukan serta telah terlampir di undangan seminarnya.

• Mengadakan kunjungan ke berbagai daerah maupun negara lainnya. Dalam hal ini, tujuan dan sasaran kunjungan harus jelas.

• Mengikuti tender proyek. Untuk itu, pimpinan harusnya memahami dulu persyaratan serta mekanisme tender yang akan diadakan. Misalnya seperti proposal Surat Penawaran Harga (SPH) yang isinya adalah persyaratan teknis dan administrasi.

• Mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS). Para pimpinan harus memahami bagaimana hak dan kewajiban seorang pemegang saham sekaligus mempersiapkan materi-materi yang telah diterima para pemegang saham.

• Melakukan pembukaan kantor cabang. kamu mungkin perlu menyiapkan company profile untuk pembuatan akta notaris pendirian cabang kantor tersebut. Selain itu, sekaligus menyiapkan pimpinan cabangnya.

Tips Melakukan Perjalanan Bisnis

Pada beberapa orang, perjalanan bisnis mungkin sudah menjadi hal yang biasa saat kamu punya pekerjaan yang memang mengharuskan untuk berkunjung ke luar kota.

Faktanya, beberapa orang merasa tidak ada hal yang perlu dipersiapkan karena terlalu sering melakukan perjalanan bisnis ini.

Namun, hal ini justru bisa membuat kamu melupakan banyak sekali hal. Untuk itu, persiapkanlah dengan matang, agar tujuan perjalanan bisnis kamu bisa tercapai dengan baik.

1. Persiapkan Itinerary dengan Baik

Adapun hal yang dapat membuat perjalanan bisnis berjalan lancar adalah menyiapkan itinerary sebaik mungkin. Perencanaan yang matang tentu akan mendukung suksesnya perjalanan bisnis kamu.

Nah, untuk perjalanan bisnis sendiri kamu seharusnya membuat seluruh agenda kegiatan secara detail. Siapkan juga daftar transportasi lalu cari tahu berapakah waktu yang diperlukan untuk menempuh perjalanan.

Apabila kamu hendak melakukan perjalanan ke luar negeri, artinya harus melakukan berbagai pengecekan seperti visa dan paspor.

Nah, dengan kamu membuat berbidang kegiatan dengan cermat, tentu saja perjalanan bisnis kamu kali ini bisa berjalan dengan efisien dan lancar.

2. Melakukan Riset tentang Klien

Hal yang satu ini seringkali diremehkan ketika seseorang melakukan perjalanan bisnis. Kamu memang harus melakukan riset dulu tentang latar belakang klien tersebut. Ini termasuk hal-hal yang berhubungan dengan suku, etnis, hingga bahasa.

Bukannya rasis, tetapi dengan begitu kamu bisa menghindari apapun yang sekiranya kurang sopan menurut klien. Rasa toleransi juga lebih meningkat untuk menghargai perbedaan satu sama lainnya.

Misalnya adalah saat kamu kedatangan klien dari Jepang. Tentu saja, langkah pertama adalah mengetahui bagaimana caranya memberikan salam dengan orang Jepang. Contohnya, dengan membungkukkan badan.

Paling identik untuk semua klien adalah konsistensinya terhadap waktu. Oleh sebab itu, harus pastikan bahwa kamu tidak boleh telat walaupun 5 menit saja.

3. Jangan Lupa Siapkan Rencana Cadangan

Pada dasarnya, setiap bisnis punya tujuan perjalanan bisnisnya masing-masing. Untuk itu, untuk mencegah terjadinya hal tidak diinginkan di tengah perjalanan bisnis, maka perlu disiapkan rencana cadangan.

Misalnya, disaat kamu ingin melakukan perjalanan bisnis ke luar kota dengan pesawat. Lalu ada penundaan penerbangan, sehingga membuat kamu tidak bisa ikut jadwal yang tertera pada itinerary.

Sebab itulah, ketika kamu harus menghadapi keadaan tak terduga seperti ini, maka sudah siap dengan berbagai rencana cadangan tadi.

4. Periksa Segala Kebijakan Perusahan

Ada baiknya untuk kamu memeriksa dan memahami dulu kebijakan serta aturan perusahaan mengenai prosedur perjalanan bisnis. Jika kamu tidak tahu akan kebijakan perusahaan, justru ini membuat kamu jadi kerepotan.

Contoh kebijakan perusahaan ini seperti sistem pembayaran, apakah biaya akomodasinya harus dibayarkan dengan uang perusahaan langsung atau menggunakan sistem reimbursement.

Hal dasar seperti itu sangatlah penting untuk kamu ketahui supaya perjalanan bisnismu tidak berantakan. Terlebih, ini sudah menyangkut biaya, yang notabenenya sangat sensitif sekali. Kamu bisa melihat berbagai contoh rincian biaya perjalanan dinas perusahaan swasta sebagai rujukan atau panduannya.

Itu dia beberapa penjelasan mengenai tujuan perjalanan bisnis dan beberapa tipsnya. Semoga informasi ini membantu, ya. Pastikan kamu memanfaatkan teknologi yang tepat agar bisnis yang kamu kembangkan semakin sukses.