Kecanggihan aplikasi HR membuat banyak perusahaan besar melirik terobosan ini. Tujuannya tidak lain dan tidak bukan adalah untuk menciptakan sistem pengelolaan sumber daya manusia yang lebih efisien.

Namun apa sebenarnya aplikasi HR tersebut? Berikut pengertian beserta dengan fitur-fitur yang wajib Anda ketahui.

Apa Itu Aplikasi HR?

Aplikasi HR adalah sistem yang dirancang untuk mengolah dan menyimpan data karyawan dalam jumlah besar. Data yang dikelola meliputi absensi, penggajian, pajak, dan aspek lain yang mempengaruhi performa karyawan. Semua informasi ini terintegrasi dalam database aplikasi HR, memberikan data yang diperlukan untuk keputusan bisnis yang lebih baik.

Meski banyak yang berpikir bahwa aplikasi HR modern bisa menggantikan staf HR, kenyataannya tidak demikian. Peran staf HR tetap vital karena pendekatan personal dan pengelolaan kemampuan karyawan memerlukan sentuhan manusiawi yang tak bisa digantikan oleh teknologi.

Aplikasi HR dirancang untuk membantu tim HR mengolah data dan elemen karyawan dengan lebih cepat dan akurat, bukan untuk menggantikan mereka. Oleh karena itu, peran tim HR dalam perusahaan tetaplah esensial dan tak tergantikan.

Jenis-Jenis Software HR

Aplikasi HR hadir dalam berbagai jenis, masing-masing disesuaikan dengan kebutuhan dan tantangan bisnis perusahaan. Jenis Software HR terbagi menjadi tiga kategori utama yaitu HRIS, HCM, dan HRMS. Berikut penjelasannya:

1. Human Resource Information System (HRIS)

HRIS atau Human Resources Information System membantu manajer memahami kebutuhan SDM, sistem penggajian, data pegawai, kinerja karyawan, serta informasi terkait payroll, kebijakan, dan prosedur perusahaan. HRIS diperlukan oleh semua jenis perusahaan karena memungkinkan berbagi informasi yang dapat meningkatkan performa perusahaan secara keseluruhan. Dengan HRIS, manajer HR dapat mengelola dan mengakses berbagai informasi tentang SDM dengan cepat dan efisien.

Fitur utama yang disediakan oleh HRIS meliputi:

? Perekrutan

? Penggajian

? Reimbursement

? Manajemen Data

? Perancangan Pelatihan

? Workflow Kinerja

? Layanan Mandiri (Self-Service)

? Laporan Rutin

2. Human Capital Management (HCM)

Human Capital Management (HCM) mencakup unsur-unsur dari HRIS dengan tambahan beberapa fungsi. Sistem HCM memungkinkan HRD untuk mengelola karyawan asing dari luar negeri dengan bahasa dan nilai-nilai mata uang yang berbeda. Selain itu, HCM menyediakan solusi untuk perencanaan penggajian, penetapan tujuan, penganggaran, dan isu-isu lain yang berkaitan dengan kinerja karyawan.

Fungsi tambahan yang dapat dilakukan oleh HCM meliputi:

? Orientasi dan Pengenalan (Onboarding)

? Manajemen Kinerja (Performance Management)

? Kontrol Posisi

? Suksesi

? Perencanaan Gaji

? Manajemen SDM Global

? Analisis Data

3. Human Resource Management System (HRMS)

Human Resource Management System (HRMS) adalah sistem yang lebih komprehensif daripada HRIS dan HCM. HRMS menjadi solusi untuk manajemen waktu dan karyawan yang lebih rinci. HRMS memungkinkan perusahaan untuk mengelola penggajian dan absensi secara bersamaan, serta menyediakan alat untuk perencanaan dan evaluasi.

Fungsi HRMS mencakup fitur-fitur dari HRIS dan HCM dengan tambahan pengelolaan dan perhitungan penggajian, absensi, dan evaluasi karyawan.

Dengan memahami jenis-jenis software HR ini, perusahaan dapat memilih sistem yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas manajemen SDM.

Manfaat Aplikasi HR Bagi Perusahaan

Secara garis besar, aplikasi HR jelas memberikan kemudahan dalam pengelolaan aktivitas yang melibatkan sumber daya manusia. Namun, berikut kelebihan yang lebih rinci jika menggunakan teknologi ini.

Keamanan Terjamin

Kelebihan pertama dari menggunakan aplikasi HR adalah keamanan data yang jauh lebih terjamin. Ya, aplikasi HR memungkinkan data untuk disimpan dalam satu sistem yang dilapisi keamanan siber berlapis.

Efektif dan Efisien

Pengelolaan sumber daya manusia dan segala aktivitas di dalamnya jelas membutuhkan tenaga dan waktu yang tidak sedikit. Adanya aplikasi HR jelas membuat segala proses pengelolaan di dalamnya menjadi lebih efektif dan efisien.

Workflow Lebih Optimal

Kelebihan selanjutnya yang juga tidak kalah penting adalah alur kerja dalam perusahaan menjadi lebih optimal. Contoh sederhananya adalah aplikasi HR juga membantu dalam proses talent management system.

Pencarian talenta terbaik untuk perusahaan serta memonitoring kinerja karyawan juga bisa terbantu dengan adanya aplikasi HR. Sehingga perusahaan bisa dengan lebih mudah mengalokasikan serta meningkatkan kinerja karyawan.

Fitur yang Ada Dalam Aplikasi HR

Setelah membahas mengenai pengertian dan kelebihannya, berikut beberapa fitur yang biasanya ada dalam aplikasi HR.

Database Karyawan

Fitur pertama yang ada dalam aplikasi HR adalah database karyawan. Tidak hanya memuat identitas karyawan, database ini juga memungkinkan dokumen seperti KTP, akta kelahiran, hingga ijazah dimuat dan disimpan dengan aman.

Absensi

Fitur absensi menjadi salah satu pentolan untuk aplikasi HR. Ya, proses absensi yang akurat dan bisa dilakukan dimana saja menjadi kebutuhan dari perusahaan saat ini. Pencatatan kehadiran dilakukan secara real-time sehingga meminimalisir terjadinya kesalahan.

Struktur Organisasi

Biasanya dalam sebuah aplikasi HR terdapat struktur organisasi perusahaan dan setiap departemen. Tujuannya untuk memudahkan pekerjaan dan birokrasi. Adanya struktur organisasi juga memberikan kemudahan bagi karyawan untuk saling mengenal.

Payroll

Payroll atau penggajian juga menjadi bagian dari aplikasi HR. Perhitungan gaji, penjadwalan, penyesuaian pajak, hingga reimbursement bisa dilakukan dengan mudah melalui aplikasi HR.

Pencatatan Kinerja

Fitur berikutnya yang biasa ditemukan pada aplikasi HR adalah fitur pencatatan kinerja karyawan, seperti KPI atau OKR. Tujuannya tidak lain adalah untuk memastikan setiap karyawan mampu mencapai goal dalam pekerjaan.

Perancangan KPI atau OKR juga bisa dilakukan dengan mudah dalam aplikasi tersebut serta bisa disesuaikan pula dengan kebutuhan. Hasil kinerja karyawan juga bisa dijadikan bahan untuk analisis promosi atau kenaikan jabatan.

Menarik sekali bukan? Aplikasi HR tidak hanya membantu departemen SDM dalam memangkas proses yang bisa dilakukan secara otomatis, namun juga membantu memudahkan pekerjaan karyawan.

Daftar Aplikasi HR Terbaik di Indonesia

Untuk meningkatkan efisiensi manajemen sumber daya manusia dan meminimalkan kesalahan, perusahaan sebaiknya mempertimbangkan software HR terbaik berikut ini:

1. Software HR LinovHR

LinovHR adalah salah satu software HR terbaik di Indonesia yang menawarkan fitur lengkap untuk mengelola sumber daya manusia. Dengan LinovHR, perusahaan dapat mengelola data karyawan, struktur organisasi, dan perencanaan karir dalam satu platform terintegrasi.

Karyawan dapat melakukan absensi jarak jauh, mengajukan cuti, meminta reimbursement, melaporkan KPI, dan mencetak slip gaji dengan mudah. Dilengkapi fitur e-learning dan versi mobile, LinovHR mempermudah akses dan pelatihan karyawan.

2. Zenefits

Zenefits adalah penyedia software HR yang mempermudah tim HR dalam mengelola berbagai proses penting seperti onboarding, manajemen cuti, administrasi insentif, penggajian, dan manajemen tunjangan.

Platform ini tidak hanya fokus pada efisiensi operasional, tetapi juga memberikan perhatian khusus terhadap kepatuhan perusahaan terhadap peraturan hukum dan regulasi industri. Salah satu keunggulan utama Zenefits adalah fitur manajemen kepatuhan, yang dirancang untuk membantu perusahaan mematuhi aturan hukum yang berlaku, sehingga mengurangi risiko pelanggaran dan potensi konsekuensi hukum.

3. Aplikasi HRIS OrangeHRM

OrangeHRM, yang dikembangkan di Amerika Serikat, merupakan software HRIS yang dirancang untuk mempermudah pengelolaan sumber daya manusia. Dengan fitur modularnya, OrangeHRM memungkinkan pengelolaan berbagai aspek HR secara terstruktur, termasuk penilaian performa, penggajian (payroll), dan manajemen perjalanan tugas. Sistem modular ini membantu perusahaan mengatur elemen-elemen HR dengan lebih efisien.

4. Aplikasi HR Paycor

Paycor adalah aplikasi HR yang memudahkan integrasi antara kehadiran karyawan dan sistem penggajian. Selain itu, Paycor mempercepat proses rekrutmen, meningkatkan efisiensi dalam memilih kandidat yang tepat. Dengan teknologi modern dan antarmuka yang user-friendly, Paycor mendukung kinerja HR dan meningkatkan produktivitas perusahaan.

5. Weefer

Weefer merupakan aplikasi HRD untuk pengelolaan administrasi dan personalia perusahaan. Fitur-fitur yang disediakan meliputi manajemen kontrak kerja, promosi jabatan, absensi, dan cuti. Perusahaan dapat mengajukan proposal untuk uji coba software ini melalui penyedia layanan

Itulah penjelasan mengenai pengertian, kelebihan, serta fitur-fitur yang ada dalam aplikasi HR. Semoga artikel ini bermanfaat.

(REL/BR)