Skema Pelaksanaan Pengabdian ini adalah Pengabdian Kemitraan dengan pendanaan dari Non-PNBP Lembaga Pengabdian Pada Masyarakat Universitas Sumatera Utara (LPPM-USU). Kegiatan pengabdian berjudul “Pentingnya Pemanfaatan Teknologi Digital dalam Melaksanakan Manajemen Aset dan Optimaliasi Aset yang Berkelanjutan di Pemerintahan Daerah Kabupaten Karo”, yang diketuai oleh Prof. Dr. Elisabet Siahaan, SE., M.Ec dengan anggota tim pengabdian yaitu Isnen Fitri, ST, M. Eng, PhD , Dr. Jos Timanta Tarigan S. Kom., M.Sc, dan Niskarto Zendrato S. Kom., M. Kom, serta mahasiswa Fakultas Ekonomi dan Bisnis USU, Nelvi Nurul Huda, SE, Gunawan Lamboy Hutabarat, Sri Ita Br Silaban, Muhammad Agung Pratama Siregar, serta Grace Agnes Y. Nababan. Pengabdian ini juga melibatkan mahasiswa dan alumni Magister Manajemen Properti dan Penilaiaan yaitu Daniel Silalahi, Erwandi Sembiring dan Yan Tarigan, MMPP.

Pengabdian ini didasari oleh kebutuhan Pihak Badan Keuangan dan Aset Daerah (BKAD) Kabupaten Karo yang menginginkan adanya sistem pengelolaan data inventarisasi secara online sehingga terwujud efisiensi dan optimalisasi pengelolaan aset di Pemerintahan Daerah Kabupaten Karo. Sebelum dilakukan pengabdian, Pegawai BKAD Kab Karo masih menggunakan sistem manual dalam pengelolaan data, yang dapat menyebabkan pengerjaan yang lama, kesalahan dan keterlambatan pengerjaan laporan. Oleh karena itu, kita perlu mengembangkan sistem yang memanfaatkan teknologi digital.

Prof. Elisabet Siahaan menyatakan, penggunaan teknologi digital sangat penting dalam menghadapi berbagai tantangan terutama di era digital saat ini. Dengan mengintegrasikan teknologi digital di lingkungan kerja, maka Pemerintahan Kabupaten Karo dapat lebih efisien dalam memantau kondisi aset, merencanakan pemeliharaan, dan pada akhirnya, memastikan keberlanjutan penggunaan aset.

Berdasarkan diskusi tim pengabdian dengan Kepala Badan Keuangan dan Aset Daerah (BKAD) Kabupaten Karo, Bapak Dr. Drs. Eddi Surianta, M.Pd., memberikan pandangannya mengenai permasalahan yang dihadapi dalam pengelolaan aset daerah. Menurutnya, penggunaan teknologi seperti aplikasi SIMBADA dan E-BMD sangat penting untuk mendukung manajemen aset yang efektif.

Hal ini dipertegas oleh Kepala Bidang Pengelolaan Barang Milik Daerah Dewiani, SH, MH menyatakan bahwa meskipun aplikasi SIMBADA sudah ada dan bisa dimodifikasi sesuai kebutuhan, fitur pelacakan aset masih kurang optimal, terutama dalam pelacakan aset yang tersebar, seperti kendaraan bermotor dan tanah pertanian. Hal ini menghambat efisiensi ketika data aset dibutuhkan secara cepat, misalnya dalam pengambilan keputusan sewaktu rapat.

Eddi mengakui bahwa BKAD menghadapi berbagai kendala dalam implementasi sistem baru, seperti E-BMD yang diwajibkan oleh Kemendagri. Migrasi data menjadi tantangan besar, terutama dengan keterbatasan anggaran dan kebutuhan untuk bekerja sama dengan pihak eksternal, seperti UI.

“Pentingnya ada keputusan tegas dari pemerintah daerah untuk memilih satu sistem yang akan digunakan secara konsisten, antara SIMBADA atau E-BMD, untuk menghindari kebingungan di BKAD. Keputusan yang jelas akan membantu BKAD dalam mengelola sistem manajemen aset secara lebih terstruktur dan mengurangi kompleksitas yang dihadapi dalam proses transisi," ujarnya.

Selain itu, Dona Nove, SE sebagai Analis Aset Daerah di BKAD Kab Karo menyampaikan permasalahan di aplikasi persediaan, di mana selama ini penggunaan aplikasi berbasis offline sangat membatasi efisiensi karena hanya satu orang yang dapat mengelola data. Oleh karena itu, Solusi yang diberikan oleh tim Pengabdian USU adalah melakukan peralihan dari system offline ke sistem online agar pengelolaan data persediaan bisa dilakukan oleh banyak pihak secara, mempermudah proses pengelolaan data bersamaan,dapat diakses oleh setiap Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dari masing-masing User, mempercepat proses pengolahan data, mencegah hilangnya data ketika terjadi kerusakan perangkat, karena semua data akan disimpan di server.

Kepala Badan BKAD, Sekretaris BKAD dan Pegawai Pemkab Karo mendukung penuh inovasi yang diajukan oleh tim pengabdian USU. Inovasi ini bertujuan untuk mempermudah setiap OPD (Organisasi Perangkat Daerah) dalam membuat laporan inventaris aset secara online.

Fokus utama tim pengabdian adalah pengembangan dan implementasi sistem inventaris online yang diharapkan dapat mempermudah pengelolaan data aset di 46 OPD. Sistem ini dirancang oleh tim pengabdian untuk meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan input data, serta mempercepat proses pengelolaan aset, yang selama ini masih dilakukan secara manual. Tim pengabdian merancang sistem inventaris online ini karena pengelolaan aset manual yang dilakukan selama ini seringkali memakan waktu, rawan kesalahan, dan kurang efisien. Dengan adanya sistem ini, OPD dapat mengakses dan mengelola data aset secara mandiri dan real-time, dan hal ini sangat membantu pegawai BKAD dalam memonitor dan membuat laporan.

Tim pengabdian juga merancang fitur agar setiap OPD dapat memasukkan data sendiri, sehingga mempercepat proses pengumpulan informasi. Sistem login khusus untuk setiap OPD juga akan membantu memastikan keamanan dan akurasi dalam pengelolaan data. Penggunaan fitur katalog online yang memuat daftar barang serta harga standar dari pemerintah pusat juga dinilai sangat strategis, karena dapat menjadi acuan bagi OPD dalam pengadaan barang, memastikan harga tidak melebihi standar yang ditetapkan.

Lebih lanjut, tim pengabdian menekankan bahwa sistem ini dapat mempermudah proses pelaporan, terutama dalam menghadapi permintaan laporan rinci dari Badan Pemeriksa Keuangan. Misalnya, selama ini input data yang dilakukan 46 Organisasi Perangkat Daerah (OPD) dilakukan secara manual, yang sangat memakan waktu. Dengan adanya akun khusus bagi setiap OPD, proses input data dapat dilakukan secara paralel dan lebih cepat, serta melalui verifikasi otomatis untuk mengurangi kesalahan. Ini akan sangat membantu dalam menyelesaikan laporan secara tepat waktu.

Selain itu, Perbub (Peraturan Bupati) yang menjadi acuan harga barang juga dapat langsung dimasukkan ke dalam sistem dalam bentuk file excel, sehingga OPD dapat mengakses informasi tersebut dengan lebih mudah dan cepat.

Secara keseluruhan, tim pengabdian menilai bahwa pengembangan sistem inventaris ini merupakan langkah penting dalam meningkatkan tata kelola aset di Kabupaten Karo. Tim Pengabdian juga akan melakukan sosialisasi dan pelatihan bagi semua OPD, agar sistem ini dapat diimplementasikan dengan efektif di 46 OPD di Lingkungan Kab Karo. Dengan adanya sistem inventaris online ini, Kabupaten Karo diharapkan dapat memiliki pengelolaan aset yang lebih terintegrasi, transparan, dan efisien di masa mendatang.

(BR)