Salah satu tren yang kini tengah populer yakni penggabungan antara teknologi informasi dengan MSDM yang bertujuan untuk menjadi solusi permasalahan HR di perusahaan, yang dikenal dengan HRIS.

Namun tahukah Anda, aplikasi HRIS terbagi menjadi beberapa tipe seperti HRIS, HRCM, dan HRMS yang sama-sama bertujuan untuk membantu perusahaan dalam mengelola kebutuhan HR berdasarkan fungsinya.

Untuk itu, Talenta (https://www.talenta.co/fitur/software-hris/) telah merangkum tipe aplikasi HRIS di Indonesia dan mengulasnya satu per satu lewat penjabaran di bawah ini.

1. Operational HRIS

Jenis aplikasi HRIS yang pertama adalah operational HRIS, yaitu HRIS yang menyediakan semua data bagi manajer dalam membuat keputusan terkait dengan Sumber Daya Manusia (SDM) atau karyawan.

Sistem ini memungkinkan manajer untuk melihat keseluruhan data karyawan termasuk posisi masing-masing dan juga peraturan pemerintah terkait ketenagakerjaan.

Ada beberapa jenis turunan dari operational HRIS, yaitu:

• Employee Information Systems (EIS)

EIS adalah salah satu bagian penting dari HRIS. Perusahaan perlu mencatat data karyawan mereka secara detail. Dimulai dari nama, alamat, jenis kelamin, golongan karyawan, gaji, kewarganegaraan, pendidikan, pengalaman kerja dan masih banyak lagi.

Bagian lainnya dari jenis ini adalah informasi tentang preferensi kerja, nilai psikotes, minat, dan keterampilan atau keahlian tertentu.

• Position Control Systems (PCS)

PCS adalah sistem yang digunakan untuk mengidentifikasi setiap posisi dalam perusahaan, nama setiap jabatan dan orang yang menempatinya. Dari data ini divisi HR (Human Resource) juga bisa mengetahui posisi apa saja yang masih kosong dan bersiap untuk melakukan perekrutan jika dibutuhkan.

• Performance Management Information Systems (PMIS)

PMIS menyediakan data penilaian kinerja dan data informasi produktivitas karyawan. Data pengukuran dan hasil kinerja ini penting dalam penilaian, baik untuk menentukan keputusan promosi, perpindahan divisi, atau bahkan pemecatan karyawan.

• Applicant Selection and Placement Information Systems (ASPIS)

Jika sebelumnya fungsi beberapa jenis HRIS berfokus pada pengelolaan data karyawan, maka sedikit berbeda dengan sistem ini ini. Applicant Selection and Placement Information Systems digunakan dalam proses perekrutan karyawan baru.

Setelah divisi HR mendapatkan kandidat yang diinginkan, calon karyawan tersebut akan melalui proses screening, evaluasi dan penempatan posisi yang dibuka. Kemampuan ini memudahkan divisi HR dalam keseluruhan proses perekrutan karyawan baru.

• Government Reporting and Compliance Information Systems

Sistem informasi ini akan memberikan informasi yang dibutuhkan untuk menjaga kepatuhan perusahaan terhadap peraturan pemerintah. Selain itu, Government Reporting and Compliance Information Systems juga berfungsi untuk meningkatkan produktivitas perusahaan dan menekan biaya yang harus dikeluarkan terkait dengan SDM.

2. Tactical HRIS

Aplikasi HRIS kedua adalah Tactical HRIS. Fungsi utama dari jenis aplikasi HRIS ini adalah untuk memberikan data pendukung kepada manajer dalam mengambil keputusan mereka untuk menekan alokasi sumber daya.

Dalam bidang HR, sistem ini akan mengurusi beberapa hal termasuk termasuk keputusan rekrutmen, analisis pekerjaan, pelatihan dan pengembangan karyawan, rencana kompensasi karyawan dan sebagainya.

Ada beberapa jenis turunan dari Tactical HRIS, yakni:

• Job Analysis and Design Information System

Tugas dan tanggung jawab setiap karyawan berbeda satu sama lain, oleh karenanya perusahaan harus membuat data atau list setiap job description secara detail.

Jenis HRIS ini akan mendukung perusahaan dengan menyediakan data yang berasal dari internal maupun eksternal perusahaan. Misalnya informasi dari supervisor, karyawan, serikat pekerja, peraturan pemerintah, kompetitor dan lainnya.

• Recruiting Information Systems

Sama seperti sebelumnya, perusahaan juga membutuhkan rencana dan strategi perekrutan yang baik. Rencana ini dirancang untuk mengatasi kesenjangan antara posisi yang kosong dengan skill yang dibutuhkan untuk mengisi posisi tersebut.

Gunakan jenis HRIS ini untuk memudahkan Anda dalam membuat dan menjalankan rencana perekrutan tersebut.

• Compensation and Benefits Information Systems

Sistem khusus ini berfungsi untuk mendukung berbagai macam keputusan divisi HR, terutama yang menyangkut kompensasi dan tunjangan karyawan. Ingat, rencana kompensasi dan tunjangan karyawan memainkan peranan penting dalam keseluruhan produktivitas perusahaan.

• Employee Training and Development systems

Salah satu fungsi utama yang banyak didapatkan dari HRIS adalah untuk mendukung kegiatan divisi HR dalam pelatihan dan perkembangan karyawan. Jenis HRIS ini akan membantu Anda dalam mengarahkan pelatihan yang tepat kepada orang yang tepat pula.

3. Strategic HRIS

Jenis aplikasi HRIS ketiga ada Strategic HRIS. Jenis aplikasi HRIS ini, berfokus kepada proses negosiasi karyawan, perencanaan perkembangan karyawan dan software pendukung pekerjaan posisi tertentu.

Tujuan utama dari jenis HRIS ini adalah mengetahui dengan jelas mengenai SDM dan perencanaan pekerjaannya secara keseluruhan. Beberapa jenis turunan HRIS ini adalah sebagai berikut:

• Information Systems Supporting Workforce Planning

Perusahaan yang terlibat dalam perencanaan strategis jangka panjang, seperti memperluas wilayah pasar, membangun pabrik atau kantor di lokasi baru ataupun menambah produk baru memerlukan informasi kuantitas dan kualitas karyawan yang ada untuk bisa mencapai tujuan. Sistem informasi yang ada pada HRIS inilah yang akan mendukung perencanaan tersebut.

• Specialized Human Resource Information Systems Software

Saat ini ada banyak software yang dirancang dengan fungsi manajemen SDM. Software ini terbagi menjadi dua kategori, yaitu software yang komprehensif dan yang terbatas (hanya mendukung beberapa fungsi manajemen).

• Information Systems Supporting Labor Negotiations

Proses kerja sama dengan serikat pekerja, negosiasi dengan vendor, hingga manajemen perusahaan secara keseluruhan bisa dilakukan dengan lebih mudah menggunakan HRIS.

HRIS dapat menyediakan banyak laporan dan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk menganalisis posisi perusahaan dan serikat pekerja dalam kerangka industri dan situasi ekonomi yang sedang berjalan.

4. Comprehensive HRIS

Terakhir dalam jenis aplikasi HRIS adalah Comprehensive HRIS. Jenis aplikasi HRIS ini, sistem pengoperasiannya menggunakan komputer, dan telah menghasilkan database SDM yang sangat terintegrasi dan komprehensif. Dimulai dari data karyawan, posisi, analisis perancangan kerja, job description masing-masing posisi, dan masih banyak lagi.

Semua data tersebut dikumpulkan, disimpan dan dikelola dengan menggunakan software dengan sistem manajemen basis data sehingga HRIS dapat menghasilkan laporan yang komprehensif.

Kesimpulan

Aplikasi HRIS: Talenta by Mekari adalah aplikasi HRIS Indonesia yang menggabungkan tipe-tipe HRIS di atas sehingga menjadi suatu software multifungsi yang powerfull dan sangat cocok untuk digunakan oleh perusahaan-perusahan di Indonesia.

Manajemen data karyawan, laporan-laporan, Administrasi hingga Penggajian semua bisa dilakukan oleh aplikasi Talenta. Hanya dengan satu software ini bisnis Anda bisa berjalan lebih efektif dan efisien.

Coba Gratis aplikasi HRIS: Talenta Sekarang atau Undang Kami untuk melakukan demo di tempat Anda dan melihat fitur apa saja yang Talenta miliki untuk membantu bisnis Anda.

(Adv)