Program kolaboratif ini mendapatkan dukungan pendanaan serta fasilitasi resmi dari Direktorat Jenderal Riset dan Pengembangan melalui Direktorat Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat, Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi.

Puncak kegiatan pengabdian yang dilangsungkan pada tanggal 16 Oktober 2026 ini dipusatkan di SMA Swasta Yayasan Pendidikan Pancasila (YPP) Sawit Seberang, Kabupaten Langkat, Sumatera Utara.

Mengusung artikel ilmiah populer bertajuk “Smart Counseling: Penguatan Layanan BK Sekolah melalui Aplikasi Berbasis Website”, kegiatan ini dirancang secara sistematis untuk menjawab problematika krusial dalam tata kelola lembaga pendidikan menengah di wilayah sub-urban perkebunan.

Mengurai Kompleksitas Tata Kelola BK Konvensional

Pelaksanaan program ini dimotori oleh Ketua Tim Pengusul Fahmi Ruziq, S.T., M.Kom., bersama dua orang anggota dosen yakni Aprilda Yanti dan M. Rhifky Wayahdi, serta melibatkan partisipasi aktif mahasiswa Zamarul Hisyam dan Adeysta Salsabila.

Berdasarkan analisis situasi awal di lapangan, tim menemukan bahwa layanan Bimbingan Konseling (BK) di SMA Swasta YPP Sawit Seberang masih dijalankan secara manual menggunakan buku besar fisik (logbook).

Kondisi eksisting tersebut memicu berbagai kendala operasional, di antaranya kerentanan arsip fisik yang mudah rusak, tidak adanya basis data terpusat, serta lamanya durasi pencarian rekam jejak siswa yang rata-rata memakan waktu 15 hingga 20 menit per kasus.

Tidak hanya itu, aspek sosial kemasyarakatan juga menghadapi tantangan berupa kesenjangan komunikasi (communication gap) antara pihak sekolah dan orang tua siswa yang mayoritas bekerja di sektor perkebunan.

Pola komunikasi yang selama ini bersifat reaktif—di mana wali murid hanya dihubungi ketika terjadi pelanggaran berat—menimbulkan stigma negatif bahwa ruang BK identik dengan ruang sanksi semata.

Solusi Teknologi Tepat Guna Berbasis Web dan Integrasi Real-Time

Untuk mengatasi hambatan hulu hingga hilir tersebut, tim pengusul menghadirkan inovasi aplikasi berbasis website bernama Smart Counseling yang dibangun menggunakan Framework Laravel dan sistem manajemen basis data MySQL.

Sistem ini dirancang ringan (lightweight) agar dapat diakses secara fleksibel melalui peramban (browser) pada berbagai jenis gawai tanpa membebani memori penyimpanan pengguna.

Melalui platform digital ini, tata kelola sekolah mengalami transformasi signifikan. Beberapa keunggulan utama yang dirasakan langsung oleh mitra meliputi: Efisiensi Manajemen Data: Proses pencarian rekam jejak, prestasi, dan catatan kedisiplinan siswa kini terpangkas drastis dari 15–20 menit menjadi di bawah 10 detik.

Sistem Notifikasi Otomatis (Auto-Notification): Fitur penghubung inovatif memungkinkan setiap catatan perilaku atau undangan pertemuan terkirim secara instan dan real-time (< 1 menit) langsung ke akun gawai orang tua.

Hal ini berhasil mendongkrak keterlibatan dan transparansi pengawasan wali murid hingga di atas 85%. Rebranding Fungsi Konseling: Kehadiran portal mandiri bagi orang tua mengubah paradigma pengawasan menjadi lebih proaktif, transparan, dan berorientasi pada pembentukan karakter positif peserta didik.

Apresiasi Mitra dan Relevansi Strategis Berkelanjutan

Kepala SMA Swasta YPP Sawit Seberang, Muhidin, S.T., menyambut hangat serta memberikan apresiasi setinggi-tingginya kepada tim Universitas Battuta atas pendampingan dan pelatihan literasi digital yang diberikan.

Pihak sekolah menilai bahwa kehadiran teknologi ini berhasil mereduksi beban administrasi manual guru BK hingga 90%, sehingga tenaga pendidik memiliki lebih banyak waktu berkualitas untuk fokus pada proses konseling langsung.

Secara makro, pelaksanaan program pengabdian ini memiliki relevansi strategis yang kuat terhadap pencapaian Tujuan Pembangunan Berkelanjutan atau Sustainable Development Goals (SDGs), khususnya SDG 4 (Pendidikan Berkualitas) dalam penyediaan akses teknologi pembelajaran yang inklusif, serta SDG 16 (Kelembagaan yang Tangguh) melalui wujud transparansi informasi publik antara sekolah dan orang tua.

Melalui pendampingan berkelanjutan dan penyerahan buku panduan teknis, program ini diharapkan mampu mewujudkan kemandirian digital yang berkesinambungan di lingkungan SMA Swasta YPP Sawit Seberang.

(RZD)