Berikut ini adalah lima tips sederhana yang dapat Anda implementasikan untuk mengoptimalkan sistem payroll karyawan di perusahaan Anda.

1. Tentukan Tanggal Payroll System yang Tepat

Metode penghitungan gaji di setiap perusahaan beragam, ada yang berdasarkan harian, mingguan, dan bulanan. Beberapa perusahaan bahkan menerapkan beberapa metode penghitungan gaji sekaligus, misalnya gaji karyawan tetap dihitung per bulan dan gaji karyawan kontrak dihitung per hari atau per jam.

Apapun metode payroll yang perusahaan Anda gunakan, sebaiknya Anda tetap menggaji seluruh karyawan Anda pada waktu yang sama. Tentukan tanggal payroll yang paling cocok diterapkan di perusahaan Anda. Entah itu di awal atau akhir bulan, pastikan Anda dan staf HRD Anda memiliki waktu yang cukup untuk menghitung gaji setiap karyawan.

2. Asah Kemampuan Staf HRD Melalui Pelatihan

Supaya payroll system karyawan di perusahaan Anda berjalan secara optimal, Anda perlu memastikan bahwa staf HRD Anda kompeten untuk mengelola gaji. Staf HRD yang kurang terampil dan profesional dapat menyebabkan ketidakakuratan dalam penghitungan gaji, sehingga dapat merugikan perusahaan.

Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk untuk memaksimalkan kemampuan staf HRD Anda melalui berbagai pelatihan. Dekatkan juga mereka pada teknologi terkini yang memberikan cara-cara sederhana dan terkini dalam mengelola gaji karyawan.

3. Sesuaikan Gaji Karyawan dengan Kinerja Mereka

Sebagian besar perusahaan biasanya menerapkan kenaikan gaji karyawan setidaknya satu kali dalam setahun. Kenaikan gaji karyawan ini sering memusingkan pemilik bisnis dan staf HRD, sebab masing-masing karyawan tidak mungkin mendapatkan kenaikan gaji yang sama.

Untuk memudahkan penyesuaian kenaikan gaji di perusahaan Anda, sebaiknya Anda ukur terlebih dahulu pencapaian masing-masing karyawan. Agar lebih mudah melihat kinerja karyawan dan menyesuaikannya dengan gaji mereka, pertimbangkan untuk menggunakan payroll system yang lengkap.

4. Alokasikan Anggaran untuk Bonus & THR Karyawan

Setiap perusahaan tentu sudah mengetahui bahwa mereka harus mengalokasikan anggaran untuk membayar bonus dan THR karyawan. Akan tetapi, tidak jarang pengalokasian ini dilakukan secara mendadak, sehingga manajemen sangat kerepotan menjelang hari pembagian bonus & THR.

Untuk menghindari skenario tersebut, Anda sebaiknya menyiapkan anggaran untuk THR dan bonus karyawan semenjak jauh hari, setidaknya satu bulan sebelum waktu pendistribusiannya. Ini akan memudahkan Anda mengontrol pengeluaran perusahaan Anda juga.

Dengan payroll system, bonus dan THR untuk setiap karyawan dapat dihitung secara otomatis, sehingga Anda tidak perlu repot menghitungnya secara manual menggunakan banyak kertas atau spreadsheet.

5. Tinggalkan Sistem Payroll Karyawan Manual

Selain rentan terhadap kesalahan, payroll yang dikelola secara manual juga menghabiskan banyak waktu dan tenaga. Selain itu, slip gaji yang berupa kertas juga mudah hilang dan rusak. Oleh karena itu, sebaiknya Anda mulai meninggalkan payroll system karyawan manual dan beralih ke sistem payroll karyawan otomatis.

Payroll system membantu mengotomatiskan penghitungan dan pembayaran gaji, lembur, bonus, dan THR karyawan. Dengan sistem ini, staf HRD juga dapat menghitung pajak (PPh 21) karyawan tetap dan tidak tetap secara otomatis.

Sistem payroll karyawan otomatis memberikan tingkat akurasi dan keamanan data yang tinggi, sehingga Anda tidak perlu khawatir mengenai kesalahan pada penghitungan gaji. Laporan payroll dapat dibuat hanya dalam hitungan detik dan karyawan Anda dapat menerima slip gaji mereka secara elektronik.

Pengertian Payroll dan Manfaatnya

Apakah Anda belum mengetahui apa itu Payroll? Payroll merupakan sebuah sistem administrasi untuk payroll yang perusahaan butuhkan yang dapat digunakan secara rutin baik mingguan atau bulanan. Sistem ini sangat membantu pihak perusahaan untuk mengelola segala macam administrasi yang berhubungan dengan payroll para pegawai.

Sistem ini tergabung ke dalam HRIS atau Human Resource Information System. Dengan software ini, perusahaan khususnya HR (Human Resource) dapat dengan mudah menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan perhitungan data jam kerja atau kehadiran yang terintegrasi ke dalam sistem.

Selain memudahkan HR, dengan menggunakan sistem payroll, hasil yang ada dapat keluar dengan tepat. Jika terjadi kesalahan, baik perusahaan atau karyawan akan mengalami rugi. Secara otomatis, menggunakan sistem ini juga bisa menghitung gaji baik mingguan/bulanan, lembur, pph 21, BPJS dan tunjangan-tunjangan lainnya. Sudah seharusnya perusahaan menggunakan sistem payroll. Adapun manfaat lain yang sangat berguna jika menggunakan software ini.

Manfaat Payroll system

Perusahaan akan menekankan pengeluaran untuk biaya gaji karyawan dan juga meminimalisir terjadinya kesalahan dengan menggunakan payroll system. Sistem ini sangat membantu perusahaan yang memiliki karyawan dalam jumlah besar. Sistem ini bisa berfungsi dengan baik dalam jangka waktu yang panjang. Perusahaan akan mempunyai track record masing-masing karyawan yang nantinya bisa menjadi acuan untuk memberikan bonus dan lain-lain.

• Data Lebih Mudah Disajikan

Perhitungan menggunakan software menjadi lebih muda dan praktis. Hal ini karena dengan adanya software payroll, perusahaan tidak perlu lagi mengumpulkan semua data di ms.excel. Semua data dapat terlampir menjadi satu mulai dari data karyawan, jadwal kerja (roster), lembur, cuti, gaji karyawan, absensi, pinjaman dll.

• Menyimpan Data Secara Otomatis & Aman melalui Payroll system

Perusahaan tidak perlu lagi menyimpan data secara manual. Ini akan memakan waktu lebih lama dan tentunya akan mengganggu serta membutuhkan banyak kertas dan penyimpanan. Menggunakan payroll system, data akan tersimpan secara otomatis dan aman. Data juga bisa dihapus sewaktu-waktu jika sudah tidak memerlukan data lagi.

• Data Lebih Cepat Disajikan dengan Payroll system

Pengelolaan penghitungan gaji menjadi lebih cepat dengan menggunakan aplikasi yang berkualitas sesuai dengan fungsinya. Walaupun cepat tersaji, hasil perhitungan menggunakan payroll system payroll ini juga tepat dan terinci. Bayangkan jika perusahaan Anda memiliki banyak karyawan dan Anda masih menghitung secara manual? Ini akan membutuhkan waktu yang lama, belum lagi resiko kesalahan.

Itulah beberapa penjelasan mengenai payroll system dan manfaat yang akan perusahaan dapatkan jika menggunakan software ini. Dalam menghitung gaji memang perlu ketelitian untuk menghindari terjadi resiko kerugian tetapi juga memerlukan kecepatan dalam menyajikan data gaji karyawan. Maka perlu adanya teknologi untuk mempermudah divisi HR dalam bekerja. Untuk itu kami sangat menganjurkan untuk menggunakan payroll system dari Talenta by Mekari.

Talenta adalah salah satu merk HRIS (human resources information system), yakni software (perangkat lunak) untuk manajemen sumber daya manusia. Aplikasi HRD biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, perpajakan karyawan, absensi, dan performance appraisal.

Selain itu, Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang disebut mobile employee self service yang dapat memudahkan karyawan untuk mengakses Talenta melalui smartphone atau gadget masing-masing. Fitur-fitur yang disediakan Talenta juga dilengkapi dengan detail-detail sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan lain-lain ditambahkan. Dengan demikian perhitungan akan menjadi lebih efisien dan efektif.

Kelebihan Talenta by Mekari:

1. Fitur yang disajikan sangat berlimpah

Keunggulan dari Talenta By Mekari ini salah satunya adalah fitur yang dibawakan sangat banyak dan berlimpah. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Talenta By Mekari ini, berikut ini detail fiturnya

• Fitur payroll, fitur ini membantu perusahaan menghitung dan bisa membayar payroll karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan di kantor.
• Fitur manajemen waktu, maka tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.
• Fitur absensi mobile, maka seluruh karyawan bisa melakukan absensi dengan mudah kapan dan dimana saja. Dan fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu.
• Fitur database karyawan, dapat membantu HR dalam melakukan pengelolaan data dan informasi terkait karyawan. Mulai dari data personal, informasi tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang sangat terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Talenta diatur secara sangat terperinci, Di sini bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri.

3. Tim Support yang efektif dan responsive

Tidak usah bergelut dengan BOT ketika memberikan keluhan atau komplain, CS dari Talenta akan dengan sigap membantu dalam hitungan menit saja.

Dalam aplikasi Talenta ini juga sering diadakan promo dan diskon yang berakibat pada harga yang bisa lebih murah dari harga normal. Tentu saja hal ini bisa dikatakan angin segar untuk perusahaan yang ingin menggunakan Talenta sebagai sistem payroll mereka namun dengan anggaran yang terbatas.

Apalagi untuk kondisi sekarang ini di mana karyawan lebih sering Work From Home, menggunakan Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih baik dan lebih optimal. Talenta dapat diakses dengan mudah di https://Talenta.co. Tunggu apa lagi? Coba Talenta sekarang juga.

(Adv)