Biasanya, invoice dibuat dalam bentuk rangkap tiga. Yang asli menjadi arsip perusahaan sedangkan ketiga hasil copy diberikan satu untuk pembeli, satu untuk penjual, dan yang terakhir sebagai arsip keuangan. Di bawah ini akan dibahas mengenai apa itu invoice beserta fungsi dan komponen lainnya.

Apa Itu Invoice?

Apa itu invoice? pernahkah Anda berpikir mengenai apa itu invoice? Menurut keterangan Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), yang dimaksud dengan apa itu invoice adalah daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan keterangan nama, jumlah, harga yang harus dibayar.

Selain memuat perincian pembelian, fungsi apa itu invoice sering kali digunakan sebagai alat tagihan antara penjual kepada pembeli. Adapun tenggat waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pembayaran yang tertera dalam invoice biasanya akan disesuaikan dengan kesepakatan pada purchase order.

Pembuatan apa itu invoice umumnya dilakukan sebanyak tiga rangkap, satu untuk pembeli, yang ke dua disimpan oleh penjual sebagai lampiran penagihan, dan yang ketiga disimpan di dalam buku faktur. Tidak ada format baku dalam pembuatan invoice, akan tetapi ada beberapa komponen yang harus Anda cantumkan di dalam sebuah invoice. Apa itu invoice dan komponen-komponennya yang harus dicantumkan?

Komponen di Dalam Invoice

Setiap perusahaan pasti memiliki format invoice yang berbeda-beda sesuai kebutuhannya. Namun, ada beberapa komponen yang harus disertakan di dalam invoice agar informasi di dalamnya lengkap sesuai purchase order dari konsumen.

Berikut ini beberapa komponen di dalam invoice tersebut:

• Nomor urut invoice
• Purchase order/nomor order
• DO/SJ atau kode nomor transaksi DO/SJ
• Detail barang
• Sub total
• Diskon (bila ada)
• Biaya pengiriman (bila ada)
• Biaya PPN
• Total biaya

Bagi sebagian orang, apa itu invoice tampak sama dengan kwitansi. Padahal, keduanya punya fungsi yang berbeda, lho. Jadi apa perbedaan keduanya?

Seperti yang telah dijelaskan di atas, yang dimaksud dengan apa itu invoice adalah sebuah dokumen transaksi yang berisi perhitungan penjualan dengan pembayaran di kemudian hari yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli. Umumnya, pembeli sudah bisa menerima invoice setelah pemesanan.

Sementara itu, kwitansi merupakan tanda bukti yang diserahkan penjual kepada pembeli setelah pembayaran dilakukan dan dibubuhi tanda tangan penerima uang. Jadi, kwitansi akan diberikan setelah adanya penyerahan sejumlah uang.

Fungsi Invoice dalam Bisnis

Bagi setiap usaha atau perusahaan invoice sangat penting. Sebab, invoice dapat memudahkan perusahaan menghitung dan menjadi bukti seluruh transaksi pada pembukuan. Invoice juga bertujuan sebagai kuitansi bagi pembeli dan juga sebagai dokumen akuntansi sebuah perusahaan. Berikut beberapa fungsi invoice:

• Sebagai bukti pembayaran

Bagi pelanggan tentu perlu adanya bukti pembayaran ketika membeli barang atau produk suatu perusahaan. Bukti pembayaran ini digunakan sebagai dokumen instruksional yang membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan sebelumnya.

Invoice dibuat karena tagihan atau pembayaran yang cukup besar sehingga sangat dibutuhkan sekali bukti pembayarannya. Jika sewaktu-waktu terjadi hal yang tidak diinginkan maka invoice ini adalah sebagai buktinya.

• Sebagai Dokumen Perusahaan

Bagi perusahaan tujuan dibuat invoice adalah untuk memudahkan pembukuan akuntansi juga sebagai bukti dokumen dari penjualan barang atau jasa. Perusahaan yang kredibel tentu menyimpan bukti arsip keuangan yang rinci. Jika suatu saat dibutuhkan akan ditemukan dengan mudah. Selain sebagai arsip juga berguna untuk memudahkan dalam perhitungan akuntansi keuangan.

• Bukti untuk Laporan Pajak

Setiap perusahaan pasti akan membayar pajak setiap tahunnya. Invoice adalah salah satu bagian yang tak terpisahkan untuk pelaporan pajak.

• Sebagai Bukti Jika Terjadi Kesalahan

Misalnya saja saat pengiriman barang tidak sampai tujuan, invoice ini berguna untuk memeriksa kembali barang pengiriman dan jumlah tagihan yang diberikan.

Mengenal Jenis-Jenis Apa Itu Invoice

Ada 3 jenis invoice yang umum digunakan dalam bisnis atau perusahaan. Berikut jenis-jenis invoice beserta penjelasannya.

• Invoice biasa

Invoice biasa banyak ditemukan dalam transaksi sehari-hari karena sifatnya yang sederhana. Sebuah invoice biasa umumnya memuat mengenai perincian item yang dibeli/pesan, jumlah, harga satuan barang/jasa, serta total harga yang harus dibayar.

• Invoice konsuler

Invoice konsuler merupakan faktur yang diberikan saat melakukan transaksi internasional. Jadi, bila Anda melakukan aktivitas ekspor-impor harus dilengkapi dengan invoice jenis ini. Dalam praktiknya, invoice konsuler harus disahkan serta mendapat izin dari negara yang menerima impor dan kedutaan negara asal pengekspor.

• Invoice proforma

Apabila barang yang dibeli nantinya dikirimkan secara bertahap, maka penjual akan memberikan invoice proforma sebagai invoice sementara. Setelah seluruh barang yang dipesan/dibeli dikirim secara keseluruhan, maka penjual akan mengganti invoice proforma dengan invoice biasa.

Itulah penjelasan mengenai apa itu invoice, fungsi, dan jenis-jenisnya. Bagi Anda yang baru mendirikan sebuah usaha, selalu teliti dalam pembuatan invoice karena invoice dapat membantu Anda dalam memantau buku piutang perusahaan.

Tips penting saat pembuatan invoice adalah dengan membuat invoice berdasarkan nomor urut cetak. Guna menghindari nomor urut ganda, Anda bisa memanfaatkan software invoice generator yang bisa menerbitkan invoice dengan nomor urut cetak secara komputerisasi sehingga dapat meminimalisasi terjadinya human error.

Poin-Poin yang Wajib Ada di Apa Itu Invoice

Bentuk invoice memang bisa berbeda-beda. Tak ada format baku dalam membuat invoice. Apapun bentuk yang ingin Anda terapkan, pastikan invoice tersebut telah mencantumkan hal-hal yang penting. Karena selain dapat memberikan informasi pada pembeli, invoice juga memudahkan Anda dalam menyusun laporan keuangan. Berikut ini komponen dalam Invoice:

• Tanggal transaksi, agar setiap proses transaksi jual beli dapat tercatat dengan jelas.
• Nomor invoice. Format nomor tergantung perusahaan. Nomor ini sangat penting, karena invoice akan disimpan sebagai arsip.
• Nama penjual dan pembeli. Nama penjual bisa merupakan nama sales yang menjual barang tersebut.
• Rincian produk, baik berupa barang atau jasa.
• Diskon (jika ada).
• Pajak jual beli yang harus dibayarkan oleh pembeli.
• Tanda tangan dan nama jelas dari perusahaan penjual.

Perbedaan Invoice dengan Nota dan Kwitansi

Bukti pembayaran yang dikenal selama ini memang ada beberapa, seperti nota dan kuitansi. Banyak orang yang masih belum terlalu paham mengenai perbedaan ketiganya, sehingga kerap menyamakan invoice dengan kwitansi atau nota. Padahal invoice, nota, dan kwitansi berbeda. Bukan hanya isinya, tapi juga fungsinya.

Dari definisi, nota dan invoice juga berbeda. Nota adalah tanda bukti pembayaran dan merupakan tanda jual beli secara kontan. Sehingga nota diberikan penjual kepada pembeli setelah terjadi pembayaran.

Berbeda dengan invoice yang merupakan dokumen transaksi yang merupakan perhitungan penjualan. Invoice diberikan kepada pembeli ketika barang dikirim, meskipun pembayaran belum dilakukan pembeli.

Sedangkan kuitansi hampir sama dengan nota. Diberikan kepada pembeli setelah terjadi pembayaran dengan dibubuhi tanda tangan penerima uang.

Nota dan kwitansi bisa diterbitkan oleh siapa saja, termasuk bisnis perseorangan yang belum dikenai pajak. Sedangkan invoice biasanya digunakan perusahaan yang terkena pajak.

Tips Supaya Invoice Cepat Dibayar Klien

Setelah barang pesanan dan invoice dikirimkan, ada satu lagi tahap yang harus dilewati. Tahapan inilah yang justru kadang bikin ketar-ketir, yaitu pembayaran dari klien. Keterlambatan pembayaran akan memberi dampak bagi kelancaran usaha. Terutama cash flow dari perusahaan. Beberapa cara agar invoice ditindaklanjuti:

• Kirimkan invoice segera setelah pengiriman barang. Dengan begitu pembeli dapat segera menyiapkan dananya. Bisa jadi perusahaan yang merupakan klien Anda memiliki birokrasi yang panjang, sehingga memerlukan waktu untuk mencairkan dana.
• Cantumkan tenggat waktu, misalnya dua minggu atau sebelum 30 hari. Tenggat waktu tersebut sekaligus sebagai pengingat kepada pembeli. Anda bisa menghubungi mereka untuk memberi tahu bila ketika mendekati tenggat waktu pembeli belum melakukan pembayaran.
• Berikan reward untuk pembeli yang membayar tepat waktu, atau seminggu sebelum tenggat waktu. Reward bisa berupa hadiah, souvenir, atau diskon untuk pembelian selanjutnya. Dengan adanya reward, pembeli terdorong untuk melakukan pembayaran secepatnya.
• Berikan sistem pembayaran yang fleksibel atau alternatif cara membayar. Apabila klien tidak membayar meski tenggat sudah di depan mata, tanyakan apakah ada kendala dalam sistem pembayaran. Berikan mereka alternatif cara pembayaran yang nyaman untuk mereka, misalnya mereka lebih memilih tunai dibanding kartu kredit.
• Secara berkala, kirimkan pesan untuk mengingatkan klien. Anda bisa mengirim pesan singkat misalnya tiga hari sebelum tenggat waktu pembayaran.

Cara Mudah Membuat & Mengirim Invoice dengan Jurnal

Kini, Anda tidak perlu lagi membuat invoice dan melakukan penagihan secara manual. Dengan menggunakan software invoice generator online seperti Jurnal by Mekari, Anda bisa membuat invoice dengan cara otomatis dan mengirimkannya langsung kepada pelanggan.

Selain membuat dan mengirim invoice secara langsung, Jurnal juga dilengkapi dengan fitur Invoice Reminder atau Pengingat Faktur yang membantu Anda menagih piutang yang akan jatuh tempo.

Dengan begitu, bisnis Anda akan terhindar dari piutang tak tertagih yang dapat menyebabkan kegagalan bisnis.

Selain itu, dengan Jurnal by Mekari Anda juga dapat mengatur jadwal pengingat faktur sebelum, setelah, atau saat jatuh tempo, serta menentukan batas minimal piutang beserta pelanggan yang akan menerima pengingat faktur otomatis.

Software Jurnal dapat mempermudah Anda dalam mengelola keuangan bisnis dengan tersedianya berbagai fitur, seperti laporan keuangan, persediaan barang, rekonsiliasi transaksi, termasuk pula pencatatan faktur pembelian dan pembayaran.

Dengan menggunakan aplikasi invoice generator Jurnal by Mekari, Anda bisa menghemat biaya, waktu, dan energi karena data keuangan bisnis diproses dengan baik. Untuk info selengkapnya, Anda bisa mengunjungi website Jurnal atau mencoba demo gratis selama 14 hari.

Kesimpulan dan penutup

Itulah penjelasan untuk mengenal apa itu invoice, fungsi, manfaat, jenis- jenisnya dan cara membuat sebuah invoice yang baik. Setiap penjual juga berhak mengubah format serta tampilan invoice mereka selama komponen- komponen yang diperlukan tetap berada di dalamnya sebagai syarat utama untuk mengeluarkan invoice tersebut. Diharapkan, pemahaman Anda mengenai apa itu invoice semakin baik setelah membaca ulasan di atas. Karena mengetahui apa itu invoice sangatlah penting dewasa ini, khususnya untuk para pemilik bisnis atau usaha. Masih banyak yang belum memahami dengan baik apa itu invoice.

Penjual dan pembeli juga harus memastikan keabsahan dan kesahan sebuah invoice yang dikeluarkan dengan mengecek kembali data yang dicantumkan di dalamnya. Pembeli juga berhak bertanya secara rinci cara kerja invoice yang dikeluarkan untuk mereka apabila sang pembeli kurang mengetahui data yang tercantum di dalam invoice.

Selalu teliti dalam pembuatan dan mengeluarkan setiap invoice karena invoice akan juga berguna untuk memantau catatan pembukuan piutang perusahaan dan bisnis. Urutkan invoice yang Anda keluarkan berdasarkan nomor urut cetak dengan rapi untuk menghindari pendataan yang bertabrakan. Juga dengan kemajuan saat ini, perusahaan dapat menggunakan software akuntansi yang lebih ringkas dalam memantau dan mengeluarkan invoice yang lebih terstruktur serta sistematis yang bisa meminimalisir kesalahan.

(Adv)