Saat ini, istilah tanda tangan elektronik atau Esign mungkin sudah sering dijumpai di dunia profesional seperti bisnis atau organisasi. Hal ini terjadi karena seiring dengan perkembangan teknologi, semakin banyak pula pihak yang menggunakan metode tanda tangan secara elektronik atau E Sign untuk mempermudah prosesnya. Sebenarnya, seperti apakah E Sign itu? Yuk kita simak bersama pembahasan lengkap mengenai E Sign dan keunggulannya di bawah ini!

Penjelasan mengenai Esign

Secara garis besar, tanda tangan elektronik adalah tanda tangan dalam bentuk elektronik. Metode E Sign memungkinkan penandatangan untuk menyetujui atau memeriksa persyaratan dokumen dengan cara yang sama seperti tanda tangan manual. Tanda tangan elektronik juga mengacu pada metode dimana komputer memvalidasi penandatangan dan menjamin integritas dokumen melalui aplikasi pengesahan. Tanda tangan digital adalah tanda tangan elektronik yang menggunakan algoritma rumit, otoritas sertifikat dan penyedia layanan kepercayaan untuk memvalidasi penandatangan dan integritas dokumen.

Perbedaan Esign dengan Tanda Tangan Digital

Perbedaan antara Esign dengan tanda tangan digital tidak kentara bagi siapa saja yang mengirim atau menandatangani dokumen. Namun, perbedaan antara Esign dengan tanda tangan digital mungkin akan diketahui oleh auditor, petugas administrasi, hakim dan regulator. E Sign atau anda tangan elektronik adalah istilah umum untuk setiap tanda tangan yang dikirimkan secara elektronik, baik itu tanda tangan yang ditulis secara digital pada dokumen atau tanda tangan yang dihasilkan melalui layanan penandatanganan dokumen elektronik seperti Mekari E Sign. Tanda tangan digital adalah sejenis tanda tangan elektronik dengan fitur-fitur canggih yang membuatnya tetap aman.

Tanda tangan elektronik versi standar mungkin baik untuk perjanjian dan persetujuan yang tidak memerlukan standar keamanan dan kepatuhan tingkat tinggi. Pikirkan situasi di mana seorang profesional SDM harus menyetujui waktu liburan karyawan. Dalam hal ini, tanda tangan elektronik atau E Sign standar mungkin cocok untuk penggunaan internal.

Namun, ketika Anda berurusan dengan proses yang tunduk pada keamanan yang tinggi dan standar kepatuhan hukum yang ketat, maka tanda tangan digital adalah yang Anda butuhkan. Dalam istilah dasar, tanda tangan digital adalah bagian dari tanda tangan elektronik atau ESign yang sudah dilengkapi dengan fitur khusus yang lebih cocok untuk industri seperti hukum dan perawatan kesehatan. Tanda tangan digital juga dilengkapi dengan kemampuan jejak audit, enkripsi, dan alat backend lainnya untuk memastikan tanda tangan itu asli. Ini populer untuk kontrak, dokumen pajak, formulir asuransi, dan sebagainya.

Esign seperti Tanda Tangan Biasa tetapi Lebih Baik

Tanda tangan elektronik atau E Sign lebih unggul dari pendahulunya yaitu tanda tangan yang berbasis tinta. ESign banyak dipilih karena prosesnya instan, mudah, portabel, mengikat secara hukum, dan mengurangi bahaya terhadap lingkungan. Selain itu, saat ini E Sign juga sering kali didukung oleh teknologi yang memastikan bahwa tanda tangan itu asli.

Esign Instan, Nyaman, Sangat Mudah

Tanda tangan elektronik atau E Sign mempercepat persetujuan dan kesepakatan dengan menghilangkan proses yang panjang dari tanda tangan manual. Dengan tanda tangan elektronik, Anda tidak perlu menunggu surat atau masuk ke berbagai departemen kerja untuk menyerahkan dokumen. Hal ini terjadi karena saat Anda menerapkan tanda tangan elektronik atau Esign Anda ke dokumen, saat itu juga Anda dapat pindah ke langkah berikutnya. Tanda tangan elektronik atau Esign juga dapat membuat proses penandatanganan dokumen menjadi lebih mudah.

Karena solusi tanda tangan elektronik sangat portabel, Anda dapat menandatangani atau meminta tanda tangan dari mana saja di seluruh dunia, menggunakan perangkat yang paling Anda sukai. Anda tidak perlu mencetak, menandatangani, memindai, lalu mengirimkan ulang dokumen Anda, dan Anda tidak perlu memiliki mesin faks hanya untuk tujuan mengirim dan menerima dokumen yang ditandatangani. Dan karena banyak solusi tanda tangan elektronik tidak mengizinkan Anda mengirimkan dokumen sampai setiap kolom tanda tangan diisi, Anda tidak perlu khawatir tentang kesalahan kecil yang berubah menjadi masalah besar.

Mengikat secara hukum

Tanda tangan elektronik mengikat secara hukum seperti tanda tangan berbasis tinta. Dilansir dari situs resmi Kominfo, di era digital ini Esign atau tanda tangan elektronik dapat menjadi solusi pemenuhan legalitas dokumen. Perlu diperhatikan bahwa E Sign akan memiliki kekuatan dan akibat hukum seperti tanda tangan manual (dengan tinta) apabila memenuhi persyaratan, yaitu harus dalam kuasa penandatangan.

Selain itu, penggunaan Esign juga harus dilakukan dengan cara tertentu yang dipakai untuk mengidentifikasi siapa penandatangan dan mengidentifikasi bahwa penandatangan telah memberikan persetujuan terhadap informasi elektronik terkait. Oleh karena itu untuk memudahkan proses tanda tangan elektronik, sangat disarankan untuk menggunakan aplikasi yang sudah mendapat pengakuan pemerintah (Kemkominfo) dan sudah memenuhi standar yang ditetapkan.

Ramah lingkungan

Dalam proses tanda tangan manual, kita harus mencetak, memindai, dan mengirim sehingga prosesnya cukup panjang, memakan waktu, dan menjengkelkan. Selain itu, proses seperti ini juga buruk bagi lingkungan. Setiap alat yang Anda beli membuat keseluruhan jejak karbon Anda lebih besar. Semakin banyak perangkat yang dapat Anda ambil dari persamaan membuat alur kerja Anda lebih baik untuk pelestarian lingkungan. Hal yang sama berlaku untuk semua pohon yang perlu ditebang untuk kertas yang Anda cetak untuk dokumen hardcopy Anda.

Beberapa Contoh Kegunaan dari Esign

1. Penjualan (Sales)

Departemen penjualan dalam perusahaan bisa mendapatkan keuntungan dari peningkatan kecepatan tanda tangan elektronik. Dengan memanfaatkan tanda tangan elektronik, tim sales dapat segera melihat kapan seseorang menerima dan membuka kontrak dan kapan mereka telah menandatanganinya. Jika ada keterlambatan dalam mengumpulkan tanda tangan, mereka dapat dengan cepat menindaklanjutinya.

2. Sumber daya manusia atau HR

Menggunakan tanda tangan elektronik dapat membantu bisnis membuat kesan pertama yang sangat baik pada karyawan baru. Tanda tangan elektronik membantu memperlancar proses orientasi dengan memastikan karyawan baru mendapatkan semua dokumen yang mereka butuhkan untuk masuk dalam satu gerakan. Alih-alih membolak-balik halaman demi halaman kontrak atau perjanjian kerja, mereka dapat dengan mudah menavigasi dokumen elektronik, memastikan mereka menandatangani atau memberi paraf di semua tempat yang tepat tanpa kehilangan tanda tangan.

Departemen HR dapat memperoleh manfaat dari tanda tangan elektronik bahkan setelah data karyawan sudah diinput. Menggunakan tanda tangan elektronik saat karyawan saat ini memverifikasi informasi mereka setiap tahun, atau setiap kali ada perubahan pada status, gaji, atau tunjangan mereka dapat menyederhanakan proses ini.

3. Pengadaan

Bekerja dengan vendor baru dapat membantu perusahaan menghemat uang, terutama jika pemasok baru mengenakan biaya lebih sedikit atau memberikan layanan yang lebih baik. Tetapi proses orientasi bisa memakan waktu dan meminimalisir keuntungan. Dengan platform berbasis cloud, Anda dapat segera mengirim perjanjian vendor baru, mempercepat proses orientasi Anda. Jika Anda mengumpulkan tanda tangan elektronik, vendor baru dapat segera menandatangani perjanjian mereka dan segera mulai menyediakan layanan atau materi.

4. Hukum (Legal)

Departemen legal dapat memperoleh manfaat yang signifikan dari penggunaan tanda tangan elektronik yang sesuai dengan standar industri untuk enkripsi dan keamanan. Memberikan akses elektronik kepada klien atau karyawan ke dokumen yang perlu mereka tanda tangani, seperti perjanjian kerahasiaan dan kontrak lainnya, membebaskan tim hukum dari proses mengejar penandatangan resmi secara langsung untuk fokus pada pekerjaan hukum substantif.

Menggunakan Tanda Tangan Elektronik

Tidak ada satu cara yang spesifik untuk membuat tanda tangan elektronik atau Esign. Spesifiknya tergantung pada metode tanda tangan elektronik yang Anda gunakan. Tetapi secara umum, mereka kebanyakan bekerja sama. Saat Anda mencari persetujuan atau persetujuan dari seseorang, Anda membagikan dokumen Anda, menentukan zona yang memerlukan tanda tangan, dan mengirim dokumen ke pihak lain.

Lebih mudah lagi bila Anda adalah penandatangan, Anda cukup membuka dokumen, menandatangani semua bidang yang diperlukan, lalu mengirimkannya. Namun kini, sudah ada beberapa aplikasi pengesahan dokumen terpercaya yang dapat dimanfaatkan untuk Esign.

Tanda Tangan Elektronik di Microsoft Word

Terkadang, Anda mungkin ingin menambahkan tanda tangan elektronik ke dokumen Word. Ini bagus untuk penggunaan tanda tangan Anda yang tidak begitu penting, seperti dalam surat lamaran pekerjaan atau memo. Cara melakukan ini cukup mudah. Anda dapat menandatangani halaman kertas kosong dan menjalankannya melalui pemindai Anda atau membuka Microsoft Paint dan menggambar tanda tangan Anda secara elektronik. Dari sana, ini masalah menyimpan gambar Anda, menempelkannya ke Word dan mengatur ukurannya dengan tepat. Prosesnya bekerja dengan cara yang sangat mirip jika Anda juga menggunakan Google Documents.

Tetapi Anda tidak ingin menggunakan file Word sebagai media untuk menandatangani sebagian besar dokumen. Siapa pun dapat mengubah sisa konten dokumen itu sebelum menambahkan tanda tangan mereka. Jika Anda memiliki kontrak atau beberapa dokumen pajak, misalnya, Anda harus mengkonversi dokumen Word itu ke PDF, lalu gunakan solusi tanda tangan elektronik pilihan Anda untuk menandatangani atau meminta tanda tangan.

Rekomendasi Aplikasi Pengesahan Dokumen dengan Esign

Berdasarkan penjelasan di atas, dapat disimpulkan bahwa saat ini tanda tangan Esign memberikan kemudahan dalam proses pengesahan dokumen. Dengan menggunakan tanda tangan versi elektronik, proses pengesahan dokumen juga menjadi lebih aman karena sudah didukung dengan fitur keamanan canggih. Oleh karena itu apabila Anda tertarik untuk mendapatkan kemudahan dari fitur tanda tangan versi elektronik, Anda dapat memilih aplikasi yang terpercaya seperti Mekari eSign.

Aplikasi eSign adalah aplikasi pengesahan dokumen yang aman karena sudah terdaftar sertifikasi Adobe Approved Trust List (AATL). Selain itu, semua dokumen dalam aplikasi ini sudah tersimpan dalam satu platform berbasis cloud yang aman. Pengguna juga sudah tidak perlu khawatir karena aplikasi ini sudah dilengkapi dengan sistem pengingat otomatis.

Secara keseluruhan aplikasi ini cocok untuk dimanfaatkan oleh perusahaan atau organisasi dalam rangka mempermudah tugas operasional administrasi, terutama dalam hal pengesahan dokumen. Dengan menggunakan aplikasi Mekari, perusahaan tidak perlu lagi melakukan pengesahan secara manual yang memakan waktu karena semuanya dapat dilakukan secara otomatis dengan cepat dan aman.

Kesimpulan

Demikianlah tadi telah kami rangkum penjelasan lengkap mengenai Esign dan ragam keunggulannya. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, proses tanda tangan elektronik memang tergolong lebih mudah dan aman jika dibandingkan dengan tanda tangan manual. Namun dalam hal ini Anda perlu memilih aplikasi pengesahan dokumen yang terpercaya seperti Mekari eSign sehingga keamanan dokumen Anda terjamin.

(Adv)