Adapun mahasiswa dari Program Studi Ilmu Administrasi Bisnis Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik (Fisip) USU tersebut terdiri dari Yunanda Sibarani, Anzala Sahru Ramadhan, Faranisa Amalia, M Aditya Rifki Ginting, dan Leonardo Giovandhi.

Ketua kelompok mahasiswa tersebut, Yunanda Sibarani mengatakan, kegiatan observasi ini dilaksanakan agar mahasiswa dapat mengamati karakteristik kegiatan operasional, sistem administrasi, serta kendala yang dihadapi Kantor Pos Cabang Medan Johor.

"Sehingga dari observasi ini, mahasiswa mendapatkan gambaran secara umum mengenai cara kerja organisasi dari Kantor Pos Cabang Medan Johor," katanya, Minggu (14/11).

PT Pos Indonesia merupakan perusahaan BUMN yang bergerak di bidang jasa pengiriman surat maupun barang yang memiliki kantor pusat di Bandung dan memiliki 11 kantor regional yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia.

Prosedur pengiriman barang diawali dari barang yang didistribuikan dari gudang yang berlokasi di Tanjungmorawa. Barang disortir terlebih dahulu sebelum dikirim ke kantor pusat Medan.

Di kantor pusat Medan, paket-paket disortir kembali sesuai dengan alamat ya g akan dikirimkan ke semua Sub Delivery Centre yang ada di Kota Medan, sebelumnya sudah ditandai dengan barcode dan kode yang ditempelkan menggunakan sebuah resi pada paket ataupun surat.

Resi yang berisi kode serta barcode tersebut berfungsi untuk mempermudah melacak barang, serta menyusun pendataan dan sistem informasi yang terintegrasi di semua cabang Delivery Center yang ada di Medan. Barcode dan kode ini terintegrasi dengan sebuah sistem informasi yang disebut dengan IPOS.

Barang-barang yang disalurkan dari gudang sortiran dan sampai di Sub Delivery Center cabang Medan Johor akan diterima melalui aplikasi IPOS Web, melalui sistem scan nomor dan barcode dengan kode pengerjaan manifest terima.

Pada proses manifest terima, setiap resi serta kode kantongan paket akan discan. Dalam kantongan paket biasanya terdapat resi kantong yang memaparkan jumlah paket pada satu kantong dan tanda serah yang disebut dengan bukti serah barang. Bukti serah barang tersebut digunakan sebagai pertinggal untuk kantor tertuju.

Setelah itu disortir lagi oleh para pegawai untuk menyesuaikan alamat paket sesuai dengan wilayah kerja masing-masing kurir. Paket-paket yang sudah melalui proses sortiran ini akan segera dikirimkan langsung oleh kurir. Semua bukti serah di setiap kantong akan dikumpulkan menjadi satu dan kemudian didata dengan menggunakan aplikasi Libre Office.

Menurut Yunanda, ada beberapa kendala yang dialami pada saat proses operasional tersebut, di antaranya adalah aplikasi IPOS Web yang mengalami gangguan pada sistemnya, gangguan pada sistem yang dialami oleh aplikasi IPOS Web telat merespons saat sedang menscanning kode pada paket atau barang.

"Jaringan internet yang kurang stabil, gangguan jaringan yang terkadang tidak stabil, sehingga menyebabkan sulitnya masuk ke aplikasi IPOS Web," ucapnya.

Selain itu, paket jenis Mail yang tidak bisa discanning melalui IPOS Web Komputer, di kantor Pos cabang Johor Scanning melalui IPOS Web Komputer hanya bisa dilakukan pada paket dengan jenis paket biasa, COD dan luar negeri, sedangkan paket jenis Mail discanning terpisah dengan menggunakan smartphone yang sudah terinstal aplikasi IPOS Web.

"Scanning melalui IPOS Web komputer tidak bisa dilakukan karena jaringan internet di kantor Pos cabang Johor yang tidak stabil dan mengharuskan scanning menggunakan smartphone," terang Yunanda.

Yunanda menuturkan, POS Indonesia yang merupakan jasa ekspedisi tertua di Indonesia, namun masih mengalami beberapa kendala dan kesulitan setiap harinya dalam pengiriman seperti paket yang mengalami pending di logistik bandara, sehingga barang lama untuk didistribusikan ke kantor pusat.

"Hal ini terjadi dikarenakan adanya praktik pungli dari pihak bandara. Dikarenakan POS indonesia tidak ingin terlibat dalam kagiatan ilegal tersebut, membuat barang-barang dari pengiriman POS Indonesia mengalami keterlambatan dalam pendistribusian. Sehingga hal ini membuat citra POS Indonesia menjadi tidak baik dikarenakan waktu yang tidak tepat barang sampai ke tangan pelanggan," ujarnya.

Permasalahan yang lazim dialami seperti alamat yang tidak sesuai, customer yang tidak dapat dihubungi, penolakan dari pelanggan terhadap barang yang sampai.

Pos Indonesia menyediakan service COD, dengan service ini pelanggan tidak perlu mentransfer uang terlebih dahulu kepada penjual. Akan tetapi, service ini mengalami pro dan kontra seperti nominal yang tidak sesuai, penerima yang tidak dapat dihubungi, ataupun complain dari pelanggan terhadap kurir dikarenakan barang yang sampai tidak sesuai dengan yang ditampilkan.

"Hal ini tentunya bukan kesalahan dari jasa ekspedisi, melainkan kesalahan dari penjual. Akan tetapi, permasalahan ini membuat ekspedisi terkena imbas dari kesalahan penjual. POS Indonesia mengirim barang di seluruh Indonesia, tidak adanya perbedaan rute pengantaran," tambahnya.

(JW/RZD)